Chính sách bảo mật
Phiên bản 2026-11-09 · Hiệu lực từ [NGÀY HIỆU LỰC]
Bản nháp, đang chờ rà soát pháp lý. Nội dung có thể thay đổi trước khi Sourcia mở cho khách hàng bên ngoài.
Chính sách này nói Sourcia thu thập dữ liệu cá nhân nào, dùng để làm gì, chia sẻ với ai, giữ bao lâu và bạn có những quyền gì. Chính sách áp dụng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn.
1. Ai chịu trách nhiệm
[TÊN CÔNG TY] (mã số doanh nghiệp [MÃ SỐ THUẾ], địa chỉ [ĐỊA CHỈ]) vận hành Sourcia và quyết định cách xử lý dữ liệu nói trong chính sách này.
Liên hệ về dữ liệu cá nhân: [EMAIL LIÊN HỆ].
2. Dữ liệu của ai, dữ liệu gì
Người dùng có tài khoản
- Họ tên, email công việc, mật khẩu (chỉ lưu dạng đã băm, không ai đọc được mật khẩu gốc), ảnh đại diện, vai trò trong công ty.
- Thông tin công ty: tên, logo, hồ sơ thu mua hoặc hồ sơ nhà cung cấp.
- Nội dung bạn tạo: yêu cầu báo giá, báo giá, tin nhắn, tệp và hình ảnh đính kèm.
- Gói và thanh toán: gói đang dùng, số tiền, ngày chuyển khoản, nội dung chuyển khoản. Sourcia không lưu số thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng.
- Thao tác trong ứng dụng (ví dụ lúc bấm "Gửi" một yêu cầu) và nhật ký máy chủ (thời điểm, địa chỉ IP), để chạy, bảo vệ và cải thiện dịch vụ.
Nhà cung cấp và người liên hệ chưa có tài khoản
Bạn nhận thư mời báo giá từ Sourcia vì công ty bạn có thể cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ một người mua đang cần.
- Sourcia lưu tên công ty, website, ngành, nơi hoạt động, email và số điện thoại công việc, tên và chức danh người liên hệ.
- Những thông tin này lấy từ nguồn công khai: website của chính công ty, danh bạ doanh nghiệp, hội chợ, hiệp hội; hoặc do bạn tự gửi khi trả lời thư hay điền hồ sơ trên Sourcia.
- Sourcia dùng chúng để mời bạn báo giá cho các yêu cầu phù hợp và để đọc báo giá bạn gửi.
- Bạn có thể từ chối nhận thư bằng đường dẫn hoặc địa chỉ ở cuối mỗi thư. Sourcia ngừng gửi và chỉ giữ địa chỉ của bạn trong danh sách từ chối để không liên hệ lại. Bạn cũng có thể yêu cầu xoá dữ liệu (mục 8).
Nhà cung cấp tự gửi hồ sơ
Khi bạn gửi hồ sơ nhà cung cấp và đánh dấu đồng ý, Sourcia lưu hồ sơ và hiện cho người mua với nhãn "NCC tự khai". Sourcia ghi lại lúc bạn đồng ý và phiên bản chính sách lúc đó. Bạn rút lại đồng ý bất cứ lúc nào: hồ sơ thôi hiện với người mua.
Khách tiềm năng của người bán
Khi một người bán dùng "Tìm khách hàng", Sourcia tìm công ty có thể cần hàng của họ từ nguồn công khai và lưu tên công ty, website, email và người liên hệ công việc. Thư gửi từ hộp thư của người bán, nhân danh người bán. Bạn có thể từ chối nhận thư ở cuối thư, hoặc yêu cầu Sourcia xoá dữ liệu (mục 8).
Người được nhắc trong nội dung
Yêu cầu, báo giá, thư và tệp có thể chứa tên hay thông tin liên hệ của người khác. Sourcia xử lý chúng như phần còn lại của nội dung đó.
Sourcia không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sức khoẻ, tôn giáo, tài chính cá nhân, sinh trắc học...). Xin đừng đăng loại dữ liệu này lên Sourcia.
3. Dùng để làm gì
| Việc | Dữ liệu | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tạo và giữ tài khoản, đăng nhập | Thông tin tài khoản | Hợp đồng với bạn (Điều khoản sử dụng) |
| Gửi yêu cầu, tìm và mời nhà cung cấp, đọc và so sánh báo giá, tin nhắn | Nội dung, thông tin nhà cung cấp | Hợp đồng với người mua; thông tin liên hệ công việc công khai của nhà cung cấp [KIỂM TRA: căn cứ với luật sư] |
| Hồ sơ nhà cung cấp tự khai | Hồ sơ, người liên hệ | Sự đồng ý của nhà cung cấp |
| Tìm khách hàng cho người bán | Thông tin khách tiềm năng | Theo yêu cầu của người bán [KIỂM TRA: căn cứ với luật sư] |
| Thư tài khoản và thông báo (xác minh email, đặt lại mật khẩu, báo có báo giá mới) | Email, họ tên | Hợp đồng với bạn |
| Gói, hoá đơn, chứng từ | Thanh toán | Hợp đồng; nghĩa vụ kế toán, thuế |
| Bảo vệ hệ thống, chống gian lận và thư rác | Nhật ký, IP | Lợi ích chính đáng, nghĩa vụ pháp lý |
| Cải thiện Sourcia, số liệu gộp | Thao tác, báo giá đã gộp và ẩn tên | Hợp đồng; số liệu không còn chỉ ra được ai |
Sourcia không bán dữ liệu cá nhân và không dùng nó để quảng cáo của bên thứ ba.
Xử lý tự động
Sourcia dùng công cụ tự động, gồm trí tuệ nhân tạo, để đọc yêu cầu và báo giá, tìm nhà cung cấp phù hợp và soạn thư. Điểm phù hợp và gợi ý chỉ để tham khảo; người mua là người quyết định chọn ai. Báo giá đọc từ thư được đội Sourcia xác nhận trước khi vào bảng so sánh; báo giá nhà cung cấp tự điền trên trang báo giá mang nhãn "NCC tự điền".
4. Ai thấy dữ liệu
- Thành viên cùng công ty thấy yêu cầu, báo giá và tin nhắn của công ty.
- Người mua và nhà cung cấp chỉ thấy liên lạc của nhau sau khi người mua chọn nhà cung cấp. Trước đó, email và số điện thoại trong tin nhắn bị che, và nhà cung cấp không thấy tên công ty người mua.
- Yêu cầu "Công khai trên Sourcia" được mọi nhà cung cấp có tài khoản thấy, không kèm tên người mua.
- Đội Sourcia xem dữ liệu khi cần để vận hành: kiểm lại báo giá, duyệt hồ sơ nhà cung cấp, xử lý thư không khớp, hỗ trợ bạn.
- Nhà cung cấp dịch vụ cho Sourcia (mục 5), chỉ trong phạm vi việc họ làm cho Sourcia.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi pháp luật yêu cầu.
5. Nhà cung cấp dịch vụ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Sourcia dùng các dịch vụ dưới đây. Một số đặt ngoài Việt Nam, nên dữ liệu cá nhân được chuyển ra nước ngoài. Sourcia chỉ gửi phần dữ liệu cần cho việc của từng bên, dùng kết nối mã hoá, và chọn nhà cung cấp có cam kết bảo vệ dữ liệu bằng hợp đồng.
| Nhà cung cấp | Việc họ làm | Nơi xử lý |
|---|---|---|
| OpenAI | Đọc yêu cầu, báo giá, thư; soạn thư | Mỹ |
| Google (Gemini) | Đọc và soạn như trên; tìm kiếm trên web | Mỹ và các nước Google đặt máy chủ |
| Tavily | Tìm kiếm trên web (chỉ nhận câu tìm, ví dụ tên hàng và ngành) | Mỹ |
| GreenNode (VNG) | Máy chủ chạy Sourcia; bản sao lưu liên tục | Việt Nam (TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội) |
| Cloudflare | Mạng, chống tấn công | Toàn cầu |
| Backblaze | Lưu bản sao lưu hằng đêm (đã mã hoá, chỉ Sourcia mở được) | Mỹ |
| Lark (Larksuite) | Hộp thư Sourcia gửi và nhận thư mời báo giá | Singapore [KIỂM TRA] |
| Postmark [KIỂM TRA: khi chốt] | Gửi thư tài khoản và thông báo | Mỹ |
| Telegram | Thông báo vận hành cho đội Sourcia | Toàn cầu |
Với các nhà cung cấp trí tuệ nhân tạo, Sourcia dùng dịch vụ trả phí qua API; theo điều khoản của họ, dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện mô hình [KIỂM TRA: gói đang dùng của từng bên]. Danh sách này được cập nhật khi Sourcia đổi nhà cung cấp.
6. Mật khẩu hộp thư của người bán
Để "Tìm khách hàng" gửi thư từ hộp thư của công ty bạn và đọc thư trả lời, chủ công ty nhập mật khẩu ứng dụng của hộp thư (không phải mật khẩu đăng nhập chính).
- Mật khẩu được mã hoá trước khi lưu. Khoá giải mã nằm riêng trên máy chủ, không nằm cùng dữ liệu hay bản sao lưu.
- Mật khẩu không bao giờ hiện lại trên trang, kể cả với chủ công ty.
- Sourcia chỉ dùng nó để gửi thư bạn đã duyệt và đọc thư trả lời của khách tiềm năng.
- Khi bạn ngắt kết nối hộp thư, mật khẩu bị xoá ngay. Bạn cũng có thể thu hồi mật khẩu ứng dụng từ phía nhà cung cấp hộp thư (ví dụ Google) bất cứ lúc nào.
7. Giữ dữ liệu bao lâu
| Dữ liệu | Thời gian giữ |
|---|---|
| Tài khoản và nội dung của công ty | Trong thời gian tài khoản còn dùng; xoá hoặc làm cho không còn chỉ ra được ai trong vòng 90 ngày sau khi đóng tài khoản |
| Chứng từ thanh toán | 10 năm, theo pháp luật kế toán |
| Thông tin nhà cung cấp và khách tiềm năng lấy từ nguồn công khai | Trong thời gian còn dùng để mời báo giá hoặc tìm khách; xoá khi người đó yêu cầu |
| Danh sách từ chối nhận thư | Giữ lâu dài, chỉ địa chỉ email hoặc tên miền, để không liên hệ lại |
| Bản sao lưu | Tối đa 30 ngày, rồi tự xoá |
| Nhật ký máy chủ | [SỐ NGÀY] ngày |
Dữ liệu đã xoá còn trong bản sao lưu tối đa 30 ngày, rồi mất hẳn.
8. Quyền của bạn
Bạn có quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu của mình (chính là chính sách này).
- Xem, sửa dữ liệu của mình; phần lớn làm được trong Cài đặt.
- Yêu cầu xoá dữ liệu, hạn chế xử lý, nhận bản sao dữ liệu.
- Rút lại sự đồng ý đã cho, và phản đối việc xử lý (ví dụ từ chối nhận thư).
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo pháp luật.
Gửi yêu cầu tới [EMAIL LIÊN HỆ], từ email đã dùng với Sourcia hoặc kèm cách để Sourcia xác minh đó là bạn. Sourcia trả lời trong vòng [SỐ NGÀY] ngày. Một số dữ liệu có thể phải giữ lại khi pháp luật buộc (ví dụ chứng từ thanh toán).
9. Cookie
Sourcia dùng một cookie đăng nhập để giữ phiên của bạn trong 30 ngày. Sourcia không dùng cookie quảng cáo hay công cụ theo dõi của bên thứ ba.
10. An toàn dữ liệu
- Mọi kết nối tới Sourcia dùng HTTPS.
- Mật khẩu tài khoản được băm; mật khẩu hộp thư được mã hoá.
- Dữ liệu của mỗi công ty tách biệt với công ty khác.
- Công cụ vận hành của đội Sourcia không mở ra Internet.
- Bản sao lưu được giữ ở hai nhà cung cấp khác nhau; bản sao lưu hằng đêm được mã hoá trước khi gửi đi.
Khi xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, Sourcia báo cơ quan có thẩm quyền và người bị ảnh hưởng theo thời hạn pháp luật quy định.
11. Trẻ em
Sourcia là dịch vụ cho doanh nghiệp, không dành cho người dưới 18 tuổi.
12. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, Sourcia đăng bản mới với số phiên bản và ngày hiệu lực ở đầu trang. Thay đổi quan trọng được báo qua email trước khi có hiệu lực, và người dùng được hỏi đồng ý lại khi đăng nhập.
13. Liên hệ
[TÊN CÔNG TY], [ĐỊA CHỈ]. Email: [EMAIL LIÊN HỆ].